Factura electrónica en Costa Rica: quién debe emitirla y cómo empezar en TRIBU-CR
Quién está obligado a emitir comprobantes electrónicos, las excepciones del reglamento vigente, la versión técnica que rige, cómo empezar en TRIBU-CR, qué ofrece Tico Factura y cómo corregir errores con notas de crédito.
- Publicado el
- Lectura
- 5 min de lectura
- Fuentes oficiales
- 11 fuentes citadas
En esta guía
- 01Quién debe emitir factura electrónica
- 02Excepciones: quién no está obligado
- 03La versión técnica vigente y el cambio de noviembre
- 04Cómo empezar a facturar en TRIBU-CR
- 05Tico Factura: el facturador gratuito de Hacienda y sus límites
- 06Qué exigir a un proveedor privado
- 07Errores comunes y cómo corregirlos
- 08Cuándo conviene pedir ayuda
- 09Preguntas frecuentes
- 10Fuentes consultadas
Quién debe emitir factura electrónica
El Reglamento de Comprobantes Electrónicos para efectos tributarios vigente obliga a usar comprobantes electrónicos a los contribuyentes indicados en la Ley del Impuesto sobre la Renta y en la Ley del Impuesto sobre el Valor Agregado, así como a cualquier otro obligado tributario que establezca la ley. En la práctica, si su empresa, o usted como persona física, tiene una actividad lucrativa en el régimen general, debe facturar electrónicamente sus ventas y servicios.1
Para poder emitir es obligatorio estar inscrito en el Registro Único Tributario con al menos una actividad económica lucrativa. Sin esa inscripción, Hacienda no genera las credenciales que necesita cualquier sistema de facturación.11
Excepciones: quién no está obligado
Según el reglamento del Régimen de Tributación Simplificada, en su versión reformada, sus inscritos no están obligados a emitir comprobantes autorizados por sus ventas, pero sí deben emitirlos y entregarlos cuando el cliente los solicite. La misma norma señala un deber particular para las microempresas registradas y activas ante el Ministerio de Economía, Industria y Comercio: si ese es su caso, revíselo con su contador.5
El reglamento de comprobantes también exceptúa a quienes estén inscritos en el Régimen Especial Agropecuario y únicamente realicen actividades agropecuarias, y contempla otros casos puntuales con condiciones propias. Si su organización no es una empresa típica, conviene revisar la lista completa con un profesional.3
Cuando usted le compra a alguien que no está obligado a emitir comprobantes, a un inscrito en el régimen especial agropecuario, a un proveedor no domiciliado o a una persona física no inscrita, el comprador puede respaldar la operación emitiendo una factura electrónica de compra.2
por lo que los obligados tributarios que utilizan el referido sistema deben tomar las medidas de resguardo y almacenamiento respectivas.La versión técnica vigente y el cambio de noviembre
El documento técnico de Hacienda, llamado Anexos y Estructuras, establece que la versión 4.4 rige desde setiembre de 2025 y que desde entonces quedó derogada la versión 4.3. Las versiones anteriores solo sirven para emitir notas de crédito y débito que ajusten comprobantes emitidos mientras estaban vigentes.8
Hacienda actualizó ese documento en abril de 2026 con nuevos códigos de referencia para notas de crédito y débito. Los sistemas de facturación deben implementarlos a partir del 1 de noviembre de 2026; quien ya los tenga listos puede empezar a usarlos antes.89
Cómo empezar a facturar en TRIBU-CR
Las credenciales de producción se generan en la Oficina Virtual, dentro del módulo Tico Factura, y sirven para emitir desde cualquier sistema: Tico Factura, un proveedor privado o un desarrollo propio. El orden práctico es: ingresar a la Oficina Virtual, confirmar que su inscripción y sus actividades económicas están al día, generar las credenciales indicando qué sistema usará y configurar ese sistema.11
Si contrata un proveedor, él le indicará cómo cargar esas credenciales en su plataforma. Guarde los datos de acceso con el mismo cuidado que una contraseña bancaria y no los comparta por canales abiertos.
Tico Factura: el facturador gratuito de Hacienda y sus límites
Tico Factura es la herramienta gratuita de Hacienda. Usarla es una elección del contribuyente: las mismas credenciales permiten emitir desde Tico Factura, desde un proveedor privado o desde un desarrollo propio.11
Su límite más importante es el almacenamiento: el reglamento advierte que quienes usan el sistema gratuito de Hacienda deben tomar sus propias medidas de resguardo y almacenamiento. Descargue y respalde de forma ordenada los archivos XML y los PDF de lo que emite y recibe.4
Además, es un facturador: no sustituye la contabilidad ni concilia sus ventas con las declaraciones. Para negocios con muchos comprobantes, inventario o varias personas facturando, un sistema privado suele ser más práctico.
Qué exigir a un proveedor privado
El documento técnico vigente de Hacienda establece que el proveedor de sistemas debe estar inscrito ante la Administración Tributaria en el Registro Único Tributario. Pídale que lo confirme antes de contratar y que le explique cómo descarga y respalda usted sus comprobantes.7
Antes de contratar, pregunte si el sistema ya incorpora la última actualización de Hacienda, si exporta los XML de forma masiva y cómo atiende las caídas o rechazos. Un proveedor barato que no se actualiza a tiempo termina costando más en correcciones.
Errores comunes y cómo corregirlos
Una factura emitida no se edita ni se elimina: según el documento técnico vigente de Hacienda, toda corrección se hace con una nota de crédito o débito electrónica.6
Con la actualización vigente desde noviembre de 2026, las notas que usan los códigos 13 o 14 reflejan su efecto contable en el mismo periodo del comprobante que modifican.810
Otros errores frecuentes: facturar con una actividad económica distinta a la inscrita, emitir un tiquete cuando el cliente necesita factura para respaldar su gasto, no pedir los datos del cliente a tiempo y no guardar los XML.
Cuándo conviene pedir ayuda
Si está empezando, si cambia de régimen, si tiene exoneraciones o ventas a crédito, o si debe corregir comprobantes de periodos anteriores, conviene que un contador revise la configuración de su sistema y sus notas de crédito antes de que lleguen a las declaraciones.
Preguntas frecuentes
¿Qué versión de factura electrónica rige hoy?
La versión 4.4 de los Anexos y Estructuras de Hacienda, que rige desde setiembre de 2025; la versión 4.3 quedó derogada y solo se usa para notas que ajusten comprobantes de su vigencia.8
¿Se puede anular una factura electrónica?
No. Según el documento técnico vigente de Hacienda, no se permite modificar ni eliminar un comprobante: toda corrección se hace con una nota de crédito o débito electrónica.6
¿Tico Factura es obligatorio?
No. Es la herramienta gratuita de Hacienda, pero las credenciales de producción permiten emitir desde Tico Factura, un proveedor privado o un desarrollo propio.11
¿El régimen simplificado tiene que facturar electrónicamente?
Sus inscritos no están obligados a emitir comprobantes por sus ventas, salvo cuando el cliente los solicita, y la norma señala un deber particular para ciertas microempresas registradas ante el Ministerio de Economía.5
11 fuentes citadas
Fuentes consultadas
[1] Presidencia de la República y Ministerio de Hacienda (La Gaceta). Fuente oficial. Alcance 181 a La Gaceta 210: Decreto Ejecutivo 44739-H, Reglamento de Comprobantes Electrónicos para efectos tributarios. 8 de noviembre de 2024. Consultado el 18 de octubre de 2026.
Abrir documento“2 de la Ley del Impuesto sobre la Renta y 4 de la Ley del Impuesto sobre el Valor Agregado; así como cualquier otro obligado tributario que establezca la ley.”
[2] Presidencia de la República y Ministerio de Hacienda (La Gaceta). Fuente oficial. Alcance 181 a La Gaceta 210: Decreto Ejecutivo 44739-H, Reglamento de Comprobantes Electrónicos para efectos tributarios. 8 de noviembre de 2024. Consultado el 18 de octubre de 2026.
Abrir documento“Documento electrónico que emite el adquirente de un bien o servicio para respaldar la operación realizada, en el caso de que el contribuyente que venda o preste el servicio no esté obligado a la emisión de comprobantes electrónicos, o bien sea un contribuyente inscrito en el régimen especial agropecuario, un proveedor no domiciliado o una persona física que no se encuentre inscrita como obligado tributario”
[3] Presidencia de la República y Ministerio de Hacienda (La Gaceta). Fuente oficial. Alcance 181 a La Gaceta 210: Decreto Ejecutivo 44739-H, Reglamento de Comprobantes Electrónicos para efectos tributarios. 8 de noviembre de 2024. Consultado el 18 de octubre de 2026.
Abrir documento“2) Los contribuyentes inscritos en el Régimen Especial Agropecuario y que únicamente realicen”
[4] Presidencia de la República y Ministerio de Hacienda (La Gaceta). Fuente oficial. Alcance 181 a La Gaceta 210: Decreto Ejecutivo 44739-H, Reglamento de Comprobantes Electrónicos para efectos tributarios. 8 de noviembre de 2024. Consultado el 18 de octubre de 2026.
Abrir documento“por lo que los obligados tributarios que utilizan el referido sistema deben tomar las medidas de resguardo y almacenamiento respectivas.”
[5] Presidencia de la República y Ministerio de Hacienda (La Gaceta). Fuente oficial. Alcance 132 a La Gaceta: Decreto Ejecutivo 45209-H, Reforma al Régimen de Tributación Simplificada. 13 de octubre de 2025. Consultado el 18 de octubre de 2026.
Abrir documento“Para efectos fiscales, los obligados tributarios inscritos en el régimen no estarán obligados a emitir comprobantes autorizados por las ventas que realicen; sin menoscabo del deber de emitirlos y entregarlos cuando sean solicitados por sus clientes de conformidad con lo establecido en el inciso ñ) del artículo 34 de la Ley Nº 7472 del 20 de diciembre de 1994, Ley de Promoción de la Competencia y Defensa Efectiva del Consumidor y del deber que le asiste a las microempresas definidas por la Ley 8262, Ley de Fortalecimiento de las Pequeñas y Medianas Empresas y su reglamento, que se encuentren registradas y en condición activa ante el registro del Sistema de”
[6] Ministerio de Hacienda, Dirección General de Tributación. Fuente oficial. Anexos y Estructuras para la Emisión de Comprobantes Electrónicos, versión 4.4. 22 de abril de 2026. Consultado el 18 de octubre de 2026.
Abrir documento“Toda corrección de un documento electrónico debe ser realizada vía nota de crédito o débito electrónica ya que no se permite la modificación ni la eliminación del mismo.”
[7] Ministerio de Hacienda, Dirección General de Tributación. Fuente oficial. Anexos y Estructuras para la Emisión de Comprobantes Electrónicos, versión 4.4. 22 de abril de 2026. Consultado el 18 de octubre de 2026.
Abrir documento“El proveedor de sistemas debe estar inscrito ante la Administración Tributaria en el Registro Único Tributario, caso contrario, se realizará la advertencia correspondiente.”
[8] Ministerio de Hacienda, Dirección General de Tributación. Fuente oficial. Anexos y Estructuras para la Emisión de Comprobantes Electrónicos, versión 4.4. 22 de abril de 2026. Consultado el 18 de octubre de 2026.
Abrir documento“VERSIÓN 4.4. Rige a partir del 01 de setiembre del 2025, a partir de dicha fecha se deroga la Versión 4.3, esta y versiones anteriores, únicamente se podrán utilizar para generar notas de crédito y débito que ajusten comprobantes emitidos durante su vigencia. Bitácora de Ajustes al 22/04/2026.”
[9] Ministerio de Hacienda, Dirección General de Tributación. Fuente oficial. Comunicado: Actualización de los Anexos y Estructuras versión 4.4 y validación de comprobantes electrónicos. 21 de abril de 2026. Consultado el 18 de octubre de 2026.
Abrir documento“Los nuevos códigos deberán implementarse en los sistemas de emisión de comprobantes electrónicos a partir del 1.º de noviembre del presente año. No obstante, antes de dicha fecha, los obligados tributarios que ya tengan implementados los cambios en sus sistemas podrán iniciar con su uso cuando así lo deseen.”
[10] Ministerio de Hacienda, Dirección General de Tributación. Fuente oficial. Anexos y Estructuras para la Emisión de Comprobantes Electrónicos, versión 4.4. 22 de abril de 2026. Consultado el 18 de octubre de 2026.
Abrir documento“Los códigos “13” y “14”, cuando se utilizan en las notas de crédito o débito, deben reflejar su efecto contable en el mismo período del comprobante electrónico que se está modificando mediante la nota de crédito o débito.”
[11] Ministerio de Hacienda, Dirección General de Tributación. Fuente oficial. Guía funcional: Credenciales en Producción para usuarios de Tico Factura y otros sistemas. 2 de mayo de 2025. Consultado el 18 de octubre de 2026.
Abrir documento“Esta funcionalidad permite generar las credenciales necesarias en producción para poder emitir comprobantes electrónicos desde cualquier sistema que se quiera utilizar, ya sea Tico Factura, un proveedor privado o un desarrollo propio. 2 ¿Tengo que configurar algo previamente? No es necesaria ninguna configuración previa. Se ha de tener en cuenta que para poder emitir comprobantes electrónicos es obligatorio que el emisor se encuentre inscrito ante el Registro Único Tributario -RUT-, es decir, tener actividades económicas lucrativas, al menos, una.”